株式会社ENVY 宮津駿｜クラウドサイン導入事例

−− 電子契約サービスの導入を検討することになった経緯を教えてください。

電子契約サービスに興味を持ったのは、その効率の良さを体感した時でした。ある会社のオンライン商談を受けた際に、当社がサービスの導入を決め、その意思を伝えました。

すると、営業担当の方が「電子契約で契約を交わします。」と仰り、そこから5分も経たずに契約が締結しました。このスピードに目が飛び出るほど驚きました。これまでは、紙で契約書を交わすのが当たり前だと思っていたので、これがオンライン上で完結するのか…と本当に驚いたのを覚えています。また、電子契約サービスを使えば、契約に関する問題を解消できる！と確信しました。

−− 紙で契約していた時にはどんな課題がありましたか？

紙の契約の一番の課題は、煩雑な作業なのに時間と手間がかかることです。

例えば

・契約書の下書き作成と修正

・契約書の確定と製本

・契約書への署名と押印

・契約書を封筒に入れて切手を貼る

・ポストに投函して郵送する

といった工程の事務作業が必要で、これらの業務をすべて私が隙間時間に行っていました。私自身、このような単調な作業が苦手なのに工程が多くて、本当に苦痛でした。この業務は非常に重要で優先度も高いです。

でも、もっと生産的な業務に時間を使いたかったので、後回しにしてしまうこともありました…。

他には、後回しにしなくても、契約締結まで1〜2週間ほどのリードタイムがかかることも課題でした。リードタイムによって、先方の気持ちが変わり、キャンセルさせるリスクがあります。これは私の経験談ですが、受注をもらう側だった時は、このリスクをあまり気にしていませんでした。

しかし、発注者側になった時に、このリードタイムで気が変わりキャンセルすることがありました。この経験からリードタイムによる売上の機会損失も課題であることに気づきました。

また、小さなことですが「契約書がちゃんと返送されるのか」「キャンセルされないか」などの心配でソワソワして落ち着かない、という課題もありました。

−− 他の電子契約ツールではなく「クラウドサイン」を選んだ理由を教えてください。

後付けになりますが「信頼感」と「費用面」です。

実は、最初に電子契約サービスを体感したのが「クラウドサイン」だったので、他のサービスは検討していませんでした。

ただ、ホームページを見て、圧倒的な信頼感がありました。「国内シェアNo.1」「弁護士ドットコム運営」「電子署名法に準拠」「官公庁や金融機関も使うセキュリティ」など、安心できる材料ばかりでした。

それだけ安心感のあるサービスでありながら、初期費用がかからず月3件までは無料で使えるので、導入を即決しました。

−− どのように「クラウドサイン」を活用しているのか教えてください。

主には営業の場面で利用しています。当社の「セールスファネル設計支援」プログラム提供の契約をクラウドサインで締結しています。他にも、業務提携をする際にも活用しております。

クラウドサインは契約書のテンプレートも用意されているので、少し変更を加えればそのまま使えますし、操作も直感的で使いやすいので気に入っています。また、書類の保管場所もクラウド上にあるので事務所が書類だらけになることもありません。必要があれば検索して簡単に見返すこともできるのがとても便利です。

−− 「クラウドサイン」を導入していく中で苦労したことや工夫されたことがあれば教えてください。

苦労したことは特にありませんが、唯一挙げるなら一番最初に操作を覚えることくらいですかね。自分のメールアドレスに契約書を送ってみて、どんな感じで契約締結が進むのかを確認したのを覚えています。

工夫したことはリードタイムを作らないことです。オンライン商談で先方の導入意思を確認できたら、その場で契約締結まで完了させることを徹底しています。クラウドサインを使うメリットは、紙よりも圧倒的短時間で契約締結できることです。

だからこそ、オンライン商談で契約締結まですることで、リードタイムを完全にゼロにすることができます。

商談が始まるまでに、相手の状況に合わせた契約書を事前に複数用意して、すぐに送信できるように下書き保存しています。そうすることで、どの提案になっても、その場で契約締結できます。その場での契約締結が出来る理由は、販売戦略として顧客獲得ウェビナーである程度の関係性が出来た状態で、商談を行うからです。

本当に、オンライン商談でクラウドサインの機能や利点をフル活用させていただいております。

−− 「クラウドサイン」の効果を教えてください。

クラウドサインを導入したことで3つの効果を実感しています。

1つ目は、契約締結までのリードタイムをゼロにできたことです。

クラウドサインの一番のメリットは、紙よりも圧倒的短時間で契約締結できることです。オンライン商談で契約締結まで行うことでリードタイムが完全に無くなりました。契約締結にかかる時間は5分未満となりました。

2つ目は、売上の機会損失を防ぐことができたことです。

リードタイムが無くなったことで、キャンセルされるリスクも無くなりました。また、「契約書がちゃんと返送されるのか」「キャンセルされないか」など、リードタイムに感じていた心配や不安も完全に消え去りました。

3つ目は、社長業に集中できるようになったことです。

私も多くの経営者の方々と同じように、生産的な業務に時間を割こうと日々工夫しています。クラウドサインを使うことで煩雑な業務から解放されたので、社長業に集中できる時間が増えました。

余談ですが、、、

社長業の時給を考えると煩雑な業務を減らす意欲が湧いてきます。

例えば、目標年商が2,000万円の場合、1ヶ月で166.6万円稼ぐ必要があり、社長業に1日3時間使えるのであれば時給は2.7万円となります。この時給を基準にタスクを判断すると、何に集中して取り組み、何を捨てるべきかを明確にできるので、煩雑な業務を減らすことができます。

−− お客様の反応はいかがでしょうか？

電子契約サービスを未導入の会社様にも問題なく受け入れていただけます。特に、先方がクラウドサインのアカウントを持っていなくても契約締結できるので非常に便利です。

また、私がクラウドサインを最初に体感して驚いたように、未導入の会社様では皆さん口を揃えて「早い！」「すごい！」と仰ります。そして、そのままクラウドサインを導入する会社が非常に多いです。実際にお客様の90%以上が、当社紹介でクラウドサインを導入なさっています。

−− まだ「クラウドサイン」を導入していない企業、もしくは導入を検討している企業に向けたメッセージがありましたら。

ここまでは当社が感じたクラウドサインの効果をお話させていただきました。ただ、どの企業でも言えることはクラウドサインを導入することで以下のようなメリットは100%実感できます。

・契約締結までの時間と手間を減らせる

・印刷代、レターパック代、印紙代などをコストを削減できる

・リードタイムの失注リスクを回避できる

・お客様への負担をを削減できる

他には、行動経済学的に仕事の幸福度アップも実感できます。なぜならばクラウドサインは「u-index」を減らすことができるからです。「u-index」とは行動経済学の概念で「uncomfortable（不快）」「unhappy（不幸）」などを表す指標（index）です。つまり、不快や不幸を感じる指標です。実は大金を叩いて贅沢したりするよりも、このuindexを減らした方が私たちは幸福感を得やすくなることが研究によって証明されています。

クラウドサインは契約締結業務のu-indexをほぼゼロにすることができるので、行動経済学的にこの業務を担う社長や社員の幸福度アップにつながります。

以上より、当社も引き続きクラウドサインを活用させていただきますし、今後も取引先にはお勧めして参ります。

クラウドサインをフル活用したオンライン商談を設計!!

紙契約って面倒だし、締結までのリードタイムが無駄…

リードタイムを無くせば、すべてが解決する！

社長業に集中する時給はいくら？

一緒に、面倒な紙契約から卒業しましょう！